Olomoucký kraj v letošním roce uspořádal pro své příspěvkové organizace Metodické školení vedení elektronické spisové služby.
Školení bylo určeno pro ředitele příspěvkových organizací, aby byli informováni o legislativě a povinnostech elektronické spisové služby.
Tohoto školení se zúčastnili nejenom ředitelé a pracovníci příspěvkových organizací, ale také byli přítomni archiváři z jednotlivých okresů a pracovníci firmy GORDCI pro případné dotazy.
Hlavní témata:
- elektronické podpisy na kvalifikovaných prostředcích
- časová razítka
- převody dokumentů na validní PDF/A
- co vše má být v elektronické spisové službě zavedeno pod číslem jednacím
- jakým způsobem mají být dokumenty odesílány
- co mají jako OVM za povinnosti
- elektronická skartace
- SIP balíčky
- validátory NDA
- odesílání SIP balíčků na archiv přes portál NDA
- a další
Školení se zúčastnilo cca 180 účastníků, které bylo rozděleno na 8 termínů.
Účastníkům bylo jak z naší strany tak ze strany archivářů vysvětleno, že mají povinnost používat kvalifikovaný podpis na kvalifikovaném prostředku což je např. token nebo čipová karta. Současně ke každému podpisu musí pořídit časové razítko, aby bylo ověřeno že podpis byl v daný čas platný.
Dále jim bylo vysvětleno, že musí skartovat pravidelně z důvodu, že se nesmějí uchovávat osobní údaje déle než po dobu nezbytně nutnou.
Jako hlavním problémem se ukázala evidence dokumentů a informace o tom, co vše musí být evidováno. A to tak, že ať už to z organizace odchází nebo na organizaci přichází, vše musí být řádně evidováno a zavedeno pod číslem jednacím a PIDEM, což je jednoznačný identifikátor daného dokumentu.
Věříme, že školení mělo svůj smysl a pro účastníky bylo přínosné.
Autorka: Stanislava Komárková
