V poslední době je jednou z priorit státní politiky digitalizace státní správy. Logický důsledkem je stále větší důraz na správné vedení elektronické spisové služby.

AKTUÁLNÍ POŽADAVKY NA VEDENÍ SSL

TRANSAKČNÍ PROTOKOL

eSSL musí dle legislativy pravidelně a denně udržovat transakční protokol, ve kterém nemůže správce systému ani žádný jiný uživatel provádět změny. Tento transakční protokol je schopen automaticky uložit údaje o transakcích provedených v rámci spisové služby během intervalu 24 hodin. Tyto informace umožňují dohledání, identifikaci, rekonstrukci a kontrolu těchto operací, stavu entit v minulosti a činnosti uživatelů. Nedodržením tohoto legislativního požadavku se úřad vystavuje riziku sankcí ze strany příslušného správního archivu.

KONVERZE DOKUMENTŮ – ROZŠÍŘENÍ O MODUL ZDF

V rámci aktualizace systému v roce 2016, byla funkčnost rozšiřována o nástroje konverze dokumentů do elektronické podoby a systém byl rozšířen o možnost vytváření a ověřování vlastních dokumentů, aby byly ve správném formátu PDF a bylo možné je správně podepsat a odeslat. S postupným důrazem na přípravu el. skartací a přípravu SIP balíčků se však požadavky na tuto oblast rozšiřují směrem k nutnosti převodu elektronických dokumentů, které nejsou v archivním formátu, do výstupního datového formátu určeného pro archivaci. Součástí takového převodu je i doložka dokumentu, která obsahuje informace o původním dokumentu, jeho zabezpečovacích prvcích apod. Typicky je určena pro cizí dokumenty doručené datovou schránkou nebo e-mailem a nejsou v archivním formátu.

VEDENÍ SPISOVNY A PŘÍPRAVA ELEKTRONICKÉ SKARTACE

Pro veškeré dokumenty platí jako nejpozdější termín konce tzv. přechodného období 31. 7. 2012 včetně. Veškeré dokumenty vyřízené po tomto datu nebo spisy uzavřené po tomto datu musí projít elektronickým skartačním řízení. U digitálních dokumentů musí obsahovat reprezentace komponent převedených do výstupních datových formátů, jak je stanovuje § 23 Vyhlášky.

V případě, že skartační návrh dokumentů, spisů a dílů typových spisů uzavřených nebo vyřízených po 31. červenci 2012 a evidovaných v eSSL nebude v souladu s těmito předpisy obsahovat seznam v podobě SIP balíčků, Národní archiv takový návrh nepřijme a bude tuto situaci pokládat za nevedení spisové služby (správní delikt [nyní přestupek] dle § 74 odst. 9 písm. a) Zákona č. 499/2004 Sb.). A právě spisovna GINIS je takovým místem, které je vybaveno odpovídajícím nástrojem pro vytvářeních SIP balíčků pro elektronickou komunikaci v rámci skartačního řízení.

Již při posledním rozšíření funkčnosti v roce 2016 byla z výše uvedených důvodů ve spisové službě umožněna možnost práce s elektronickou spisovnou. Pokud však tato možnost nebyla dosud aktivně využívána a udržována dochází k situaci, kdy nastavení administrace systému již není aktuální a obec není ve stávajícím stavu dostát svým povinnostem vyplývajícím z výše uvedené legislativy a elektronické skartace včetně vytváření SIP balíčků realizovat. Proto jsme v rámci této služby připravili službu revize a aktualizace konfigurace spisoven, která by zajistila aktuální a funkční podmínky pro řešení elektronických skartací, které začínají být oblastními archivy vyžadovány.

EIDAS – OPTIMALIZACE SPRÁVY CERTIFIKÁTŮ

Pro platné ověření je nutné na stanici, která ověření provádí mít také správně instalované všechny kořenové certifikáty certifikačních autorit – vzhledem k možnosti objednat si a používat podpisové certifikáty nebo časová razítka od libovolné akreditované certifikační autority v rámci celé EU, je udržování těchto kořenových certifikátů na koncových stanicích problematické a komplikované. Toto rozšíření stávající spisové služby výrazně usnadňuje ověřování el. podpisů. Při tomto způsobu ověření probíhá komunikace přímo na serveru, a nikoliv z koncové stanice uživatele. Je tak komunikace nejen o něco rychlejší, ale hlavně udržování aktuálnosti certifikátů certifikačních autorit je prováděno přímo na serveru a uživatelé toto dále nemusejí řešit na jednotlivých stanicích.

Autor: Jiří Kotisa

Kontaktní formulář

Zadejte prosím Vaše jméno
Zadejte prosím Váš telefon
Zadejte prosím Vaši emailovou adresu Emailová adresa není platná
Zadejte prosím text Vašeho dotazu

Odkazy

GORDIC – Přední český tvůrce a dodavatel informačních systémů
GORinfo – Elektronický magazín společnosti
Portál občana – Elektronické řešení životních situací a komunikace s občany
HDL Automation – Bezpečná automatizace budov
KYBEZ – Platforma kybernetické bezpečnosti
MyMight – Chytřejší internet věcí
gordiccybersec.cz – Řešení GDPR a kybernetické bezpečnosti společně
Vím, kam klikám – Bezpečnostní průvodce internetem
ISVS – Zpravodajství a služby z oblasti ISVS a eGovernmentu
Asociace bezpečná škola

Mapa webu
Pro partnery

Kontakt

BNSOFT s. r. o.
Bezručova 929/3
669 02 Znojmo
e-mail: bnsoft(at)bnsoft.cz

tel.: +420 515 300 611
mobil: +420 728 121 905
fax: +420 515 300 642

facebook