Povinnost přijímat e-Faktury pro všechny zadavatelé veřejných zakázek je již za dveřmi. Jste připraveni?

Od počátku roku 2019, tedy přesně od 31. 12. 2018 musí organizační složky státu přijímat a zpracovávat faktury ve formátech stanovených Evropskou směrnicí 2014/55/EU a dále ve formátu ISDOC/ISDOCX (Information System Document) verze 5.2 a vyšší. Od roku 2020 čeká tato povinnost všechny zadavatele veřejných zakázek. Přesný datum je stanoven na 1. 4. 2020.

Všichni zadavatelé veřejných zakázek, kteří využívají systém GINIS Express, by si měli u svého servisního pracovníka Gordicu zažádat o rozšíření e-fakturace v základní funkčnosti modulu KDF. Rozšíření e-fakturace umožní došlou elektronickou fakturu naimportovat do modulu KDF, a poté už není potřeba žádné další přepisování. Celý proces zrychlí práci s fakturami.

Cena rozšíření je stanovena na 50% z ceny pořízení licence + práce v rozsahu jedné hodiny.   

Autor: Luděk Bartes

Rozšíření - komunikace s penzijními fondy

Export dat pro penzijní společnosti

Přepracován export dat pro penzijní společnosti. Nově jsou exportní dávky (rozpisy plateb) generovány z vypočtených složek přesně tak, jak byly ve skutečnosti vyplaceny penzijním společnostem.

Jsou využívána data z administrace penzijních společností v modulu ADE. Správná administrace je nutnou podmínkou validního generování dávek.

Funkcionalita je přístupná v modulu ADE v menu Subjekty - Agendy - PAM - Penzijní společnosti.

Pro každou penzijní společnost a lze definovat 2 typy profilů:

  1. Penzijní připojištění
  2. Doplňkové penzijní spoření

Pokud je zaškrtnuto pole "Generovat při výpočtu", je příslušný symbol pro danou platbu generován v rámci výpočtu osoby (používají některé penzijní společnosti, jiné mají konstantní).

Funkcionalita generování dávek je řízena dvěma parametry:

  1. PAM - ŘP HM Funkce - Exportní dávky pro penzijní fondy (pam_rad_mmfu010) řídí přístupnost položky menu "Hlavní menu: Funkce - Exportní dávky pro penzijní fondy"
  2. PAM - ŘP Způsob generování dávek pro penzijní společnosti (pam_rad_penzfon). Parametr definuje způsob generování dávek pro penzijní společnosti. Parametr ovlivňuje tvorbu platebních symbolů odpovídajících vypočtených složek při výpočtu. Zároveň ovlivňuje podobu datového souboru odesílaného penzijním společnostem. Jeho nastavení se nesmí měnit v průběhu zpracovávaného období. Po jeho nastavení je nutné všechny osoby přepočítat.

Parametr může nabývat hodnot:

  • Negenerovat
  • Generovat pouze příspěvky zaměstnavatele
  • Generovat pouze příspěvky zaměstnanců
  • Generovat příspěvky zaměstnavatele i zaměstnanců

NN Penzijní společnost nerozlišuje dávky pro penzijní připojištění (PP) a doplňkové penzijní spoření (DPS). Je tedy generována vždy jen jedna dávka.

Allianz penzijní společnost také nerozlišuje dávky pro PP a DPS, ale rozlišuje naopak dávky pro příspěvky zaměstnavatele a pro příspěvky zaměstnanců. Takže v tomto případě jsou generovány dávky zvlášť, dle příslušné volby v menu.

Rozšíření – elektronické neschopenky

Od 1. ledna 2020 zahájí ČSSZ ostrý provoz kompletního, plně funkčního a povinného systému eNeschopenky (byla přijata zákony č. 259/2017 Sb. a č. 164/2019 Sb.). Elektronické zpracování přinese zjednodušení v předávání informací mezi nemocnými (pojištěnci v dočasné pracovní neschopnosti), ČSSZ, lékaři a zaměstnavateli. Zásadně se tak zjednoduší tok informací, protože eNeschopenka propojí povinně elektronicky hned tři dotčené subjekty, lékaře, zaměstnavatele a ČSSZ.

Po aktivace rozšíření bude v modulech PAM/PDM k dispozici

  • nahlížet do ePortál-u ČSSZ za zaměstnance své organizace
  • zobrazení údajů o načtených datech z ČSSZ k DPN zaměstnanců
  • archív historie DPN (ePortálu ČSSZ dispozici pouze 30 dnů)
  • kontroly na existenci měsíčních změn oproti načteným údajům k DPN
  • bude sledováno splnění povinnosti zaměstnavatele pro odeslání tiskopisu příloha k žádosti o dávku k DPN od 1. 1. 2020 (NEMPRI_2020)
  • bude sledováno splnění povinnosti zaměstnavatele pro odeslání hlášení o ukončení pracovní neschopnosti (HZUPN) pro DPN od 1. 1. 2020

V rámci usnadnění práce byla v modulu POK – Pokladna rozšířena funkčnost napojení na prodejní sklady (vedené v modulu MAJ – Majetek).

Nově je při administraci předkontací možné k jednotlivým pokladním kontací navázat položky prodejního skladu. S kombinací předešlých funkčností (doplnění sazby DPH, výběru prodejní ceny, ověření dostupného množství), je po výběru příslušného prodaného materiálu vytvořena ucelená pokladní položka pokladního dokladu, která nevyžaduje další editaci.

Práce s prodejními sklady je tedy plně zautomatizována a tím i zrychlena a to včetně následného zpracování majetkového dokladu v modulu MAJ.

Rozšíření původních funkčností též minimalizuje zadání nesprávných údajů obsluhou POK.

V posledních verzích modulu POK – Pokladna řady IS GINIS Standard a vyšší byly uvolněné následující novinky:

  • Do masky pokladních dokladů přidán filtr na formu dokumentu. Nyní je tedy možné v seznamu dokladů zobrazit doklady, které mají např. pouze elektronickou formu (tedy např. z tiskové sestavy vygenerovaný a podepsaný soubor PDF).
  • Do základního menu Pohledy byla doplněna možnost zobrazení seznamu majetku k prodeji. Uživatelé si tedy mohou z tohoto místa jednoduše zkontrolovat aktuální stav skladových zásob.
  • Nově lze u dokladu ve stavu evidence editovat vybrané údaje na záložce Dokument. Jde např. o spisový znak nebo počet listů.
  • Výpočet DPH se nově řídí dle § 37 zákona č. 80/2019 Sb.
  • Při stornu dokladu, odschválení dokladu, odpárování BUC je datum odpárováni datum evidence dokladu nebo aktuální datum. Toto je řízeno parametrem „POK - ŘP Datum odpárování“.
  • Parametrem „POK - ŘP Cena za jednotku“ je řízeno, zda je zadávaná cena za jednotku brána „Bez DPH“ nebo „Včetně DPH“ (výchozí chování). Podle toho je pak výsledná částka (tedy Množství x Cena/jednotku) na položce daňového pokladního dokladu doplněna buď do Základu daně, nebo do částky Celkem včetně DPH (výchozí chování).
  • Nově možnost Předání/Přidělení dostupná také v uzavřených knihách.

Elektronická faktura vychází ze zákona o zadávání veřejných zakázek, kde je v § 221 uvedeno, že zadavatel nesmí odmítnout elektronickou fakturu vystavenou dodavatelem za plnění veřejné zakázky z důvodu jejího formátu, který je v souladu s evropským standardem elektronické faktury.

Co je elektronická faktura?

Elektronická faktura je zaslaná faktura ve formátu ISDOC/ISDOCX (není to PDF/DOC/DOCX/ODT faktura zaslaná elektronicky emailem, nebo do datové schránky!). Tato faktura se k Vám dostane buď přes DS, kde protistrana dostane potvrzení, že jste fakturu přijaly, nebo emailem. 

Co je formát ISDOC/ISDOCX?

ISDOC je to formát elektronické faktury založený na XML struktuře. Vychází z mezinárodního standardu UBL 2.0 (Universal Business Language) a rozšiřuje jej o česká specifika. Technicky jde o XML soubor, který obsahuje všechna data a je možné jej doplnit o elektronický podpis (využívající standard XML podpisu XMLSignature). Existuje varianta ISDOCX, která navíc umožňuje přibalit i přílohy. Jedná se pak o komprimovaný ZIP soubor ve kterém je zabalen soubor ISDOC společně s dalšími dokumenty. 

Protože jde o strukturovaný XML soubor, tak příchozí elektronickou fakturu můžete zpracovat (vytěžit) automaticky systémem GINIS. Zásadní podmínkou pro zpracování faktury ve formátu ISDOC je elektronické úložiště, kam je nutné el. obraz faktury uložit. Jaké výhody tímto automatickým zpracováním získáte? 

  • Snížení chybovosti při přepisování faktur
  • Úspora a usnadnění práce – eliminace rutinní práce
  • Snížení nákladů (tisky, scany, úložné prostory)
  • Automatizované zpracování faktur (systém kontroluje, zda již není faktura v systému zadána)

Ohledně účinnosti zákona, konkrétně § 279, odst. 5, je uvedeno, že § 221 nabývá účinnosti

  • v případě zadavatelů podle § 4 odst. 1 písm. a) a České národní banky prvním dnem osmnáctého měsíce;
  • v případě zadavatelů neuvedených v písmenu a) prvním dnem třicátého měsíce;

po zveřejnění odkazu na evropskou normu obsahující evropský standard el. Faktury v Úředním věstníku Evropské unie.

Od 1. 1. 2019 je povinnost ústředních orgánů státní správy a jimi podřízených organizačních složek státu stanovená usnesením vlády č. 347 ze dne 10. 5. 2017 přijímat elektronické faktury (resp. nesmí je odmítnou) ve formátech stanovených Evropskou směrnicí 2014/55/EU a dále ve formátu ISDOC/ISDOCX (Information Systém Document) verze 5.2 a vyšší. 

Kde 1. dnem 18. měsíce je pak 1. 4. 2019, kdy vzniká povinnost zadavatelů v kategorii Česká republika a Česká národní banka dle zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, § 279 odst. 5 písm. a) veřejných zakázek přijímat a zpracovávat elektronické faktury odpovídající evropské normě pro elektronickou fakturaci EN 16931-1:2017. 

Následně 1. dnem 30. měsíce je 1. 4. 2020, kdy vzniká povinnost zadavatelů veřejných zakázek uvedených v § 4 odst. 1, písm. b) až e) (všichni ostatní zadavatelé) zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek stanovená v § 279 odst. 5 písm. b) přijímat a zpracovávat elektronické faktury odpovídající evropské normě pro elektronickou fakturaci EN 16931-1:2017.

Autor: Ing. Radek Svozil

Modul USN - usnesení a porady slouží ke kompletnímu zpracovávání veškerých podkladových materiálů pro porady, komise, radu měst a obcí a zastupitelstev. Samozřejmostí je distribuce těchto materiálů všem dotčeným osobám a výsledné zpracování a ukončení jednání.

Ze zkušeností s implementací tohoto modulu je jasně daný postup implementace a sběru materiálu.

V prvé řadě je důležité si jasně říci, které porady a jednání budou v modulu zpracovávány, a které osoby budou daná jednání řídit, chystat a dále zpracovávat a doplňovat materiály pro jednání. U jednotlivých porad a jednání se dále musí nastavit znění jednotlivých výroků, které se poté zobrazují jako návrh usnesení. Číslo usnesení se taktéž generuje z přednastavených hodnot.

Každé jednání má svůj jasný řád a program, proto i příprava těchto materiálů by měla mít stejný princip a všechny zainteresované osoby, které jsou pověřeny přípravou a sběrem materiálů, by měly dodržovat určitá pravidla, která jim hlavní správce (který mimo jiné dané jednání zakládá) určí.

Jedná se především o plnění termínu, do kdy bude dané jednání otevřené pro sběr podkladů a v neposlední řadě plnění termínů úkolů, které vyplynou z daných jednání a porad.

Ke kontrole těchto termínů nám slouží napojení na modul UKO – úkoly, kde každý pracovník vidí svůj seznam úkolů, které má vyřídit, které má splněny a případně které zadal.

Ze zkušeností s implementací jasně vyplývá, že je velice důležité si hned na začátku říci, co od daného modulu očekává zákazník, jaké výstupy se budou z modulu tvořit a tisknout. Modul USN disponuje mnoha funkcemi, které se nastavují dle potřeb daného zákazníka. Modul umí komunikovat i s hlasovacími zařízeními a spisovou službou Gordic, což nám zaručuje, že při zakládání jednání se nám vytváří spis, do kterého jsou postupně vkládány veškeré body programu včetně materiálů a příloh.

Pokud byste modul rádi viděli a seznámili se s ním, prosím, kontaktuje nás.

Autor: Ing. Tomáš Appl

Kontaktní formulář

Zadejte prosím Vaše jméno
Zadejte prosím Váš telefon
Zadejte prosím Vaši emailovou adresu Emailová adresa není platná
Zadejte prosím text Vašeho dotazu

Odkazy

GORDIC – Přední český tvůrce a dodavatel informačních systémů
GORinfo – Elektronická verze časopisu společnosti GORDIC®
Vím, kam klikám – Bezpečnostní průvodce internetem
Smart Cities Od chytrého úřadu k chytrému městu
ISVS – Zpravodajství a služby z oblasti ISVS a eGovernmentu
KYBEZ – Platforma kybernetické bezpečnosti
Asociace bezpečná škola
gordiccybersec.cz – Řešení GDPR a kybernetické bezpečnosti společně

Mapa webu
Pro partnery

Kontakt

BNSOFT s. r. o.
Bezručova 929/3
669 02 Znojmo
e-mail: bnsoft(at)bnsoft.cz

tel.: +420 515 300 611
mobil: +420 728 121 905
fax: +420 515 300 642

facebook