Vedení spisové služby na malé obci je ve spektru všech povinností, které dopadají na těch několik pracovníků obce, pouze malou součástí.

Přesto zahrnuje tato oblast spoustu povinností, postupů, které je nutno dodržovat. V praxi se to většinou projevuje tak, že vedení záznamů spisové služby se jeví jako okrajová záležitost, ke které se většinou věnuje více pozornosti až v okamžiku, kdy je potřeba provést skartační návrh a nově i připravit tzv. SIP balíčky pro předání do archivu. Zde je teprve zjišťováno, u kolika dokumentů nejsou vyplněny povinné údaje, kde není příloha, či dokument v předepsaném formátu, nejsou vyřízeny apod.

Je až neuvěřitelné, kolik dokumentů se v průběhu času i na menší obci objeví. Větší organizace mají většinou pro tuto oblast vyčleněného pracovníka a mohou si dovolit i rozsáhlejší programové vybavení, které jim se zpracováním, kontrolou a opravami pomůže např. pomocí hromadných oprav.

Protože máme mezi našimi zákazníky velké množství obcí, které tuto problematiku řeší, rozhodli jsme se jim pomoci prostřednictvím doplňkové služby. Tato služba umožňuje využití software pro správu dokumentů a jejich hromadnou kontrolu i opravy, bez toho aby si museli cenově náročné programy pořizovat a dokonce je nemusí ani umět obsluhovat. Služba spočívá v tom, že se jednou za rok spustí kontrolní mechanismus naším technikem. Dle výsledku jsou zákazníkovi navrženy případné hromadné opravy, popř. konverze formátů dokumentů, které jsou následně opět hromadně provedeny. Zároveň dostane zákazník přehled chybových stavů, kde je nutný jeho zásah. I u těchto případů je k dispozici možnost konzultace s odborným pracovníkem.

Tímto způsobem je zajištěno, aby obec měla dokumenty připraveny a v pořádku. Nedochází tak k hromadění problémů, které je pak nutno řešit zpětně a osobou, která již třeba o dané věci nic neví. Součástí dalších doplňkových služeb může být např. i pravidelná aktualizace spisového řádu apod.

Kontaktní formulář

Zadejte prosím Vaše jméno
Zadejte prosím Váš telefon
Zadejte prosím Vaši emailovou adresu Emailová adresa není platná
Zadejte prosím text Vašeho dotazu

Odkazy

GORDIC - Přední český tvůrce a dodavatel informačních systémů
GORinfo - elektronická verze časopisu společnosti GORDIC®
Vím, kam klikám - Váš bezpečnostní průvodce internetem
Smart Cities - Od chytrého úřadu k chytrému městu
ISVS - Zpravodajství a služby z oblasti ISVS a eGovernmentu
KYBEZ - Platforma kybernetické bezpečnosti
Mapa webu
Pro partnery

Kontakt

BNSOFT s. r. o.
Bezručova 929/3
669 02 Znojmo
e-mail: bnsoft(at)bnsoft.cz

tel.: +420 515 300 611
mobil: +420 728 121 905
fax: +420 515 300 642

facebook